25 maja 2018 r. weszło w życie nowe rozporządzenie unijne, regulujące ochronę danych osobowych oraz swobodny przepływ danych osobowych w Unii Europejskiej.

Michał Bubnowski Kancelaria Zamówień Publicznych, Biuro Ekspertyz Sądowych przedstawia poniższe informacje, które powinny Państwa zainteresować w związku z wejściem w życie tego rozporządzenia.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i kto to jest administrator?

Administratorem danych osobowych jest Michał Bubnowski Kancelaria Zamówień Publicznych, Biuro Ekspertyz Sądowych w Gdyni. Ponieważ nazwa Kancelarii jest długa, dalej będziemy posługiwali się po prostu słowem „Kancelaria”.

A kim jest administrator? Administrator – zgodnie z definicją prawną – to taki ktoś, kto ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Na przykład ustala, że dane będą wykorzystane w celu doradztwa prawnego albo zastępstwa procesowego, zastępstwa prawnego i procesowego w KIO, zastępstwa prawnego przed Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych, sporządzenia opinii prawnej lub opinii biegłego, ochrony Państwa interesów w zmaganiach z zamawiającym albo bankiem (np.: będą one zamieszczone w pozwie sądowym albo w wezwaniu skierowanym do banku). Tak naprawdę ten cel wynika po prostu z tego, czym się zajmujemy i z tego, jakie czynności Państwo nam zlecili, niemniej z prawnego punktu widzenia mówi się, że to my ustalamy cele przetwarzania danych i dlatego jesteśmy administratorem.

Jak skontaktować się z administratorem, czyli z Kancelarią, w sprawach dotyczących danych osobowych?

W dzisiejszych czasach najwygodniejszą i powszechną formą komunikowania się jest e-mail, więc najwygodniej dla Państwa będzie, jeśli napiszą Państwo e-mail na adres kontakt@kancelariabubnowski.pl
Mogą też Państwo napisać do nas tradycyjne pismo, na adres Kancelarii: 81-529 Gdynia, ul. Inżynierska 88A/7.

Skąd mamy Państwa dane osobowe?

Dane te otrzymaliśmy oczywiście bezpośrednio od Państwa. Kancelaria otrzymuje dane osobowe swoich Klientów tylko bezpośrednio od nich samych.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych i co to w ogóle jest owo przetwarzanie?

Rozporządzenie mówi, że musimy Państwa poinformować o celach przetwarzania danych osobowych, więc najpierw warto wyjaśnić, co to w ogóle jest owo przetwarzanie, ponieważ ta nazwa może być myląca.

Przetwarzanie potocznie oznacza, że dokonuje się jakiejś zmiany, przeobrażenia, przerobienia czegoś itp., jednak w przypadku danych osobowych zwykle coś takiego w ogóle nie następuje.
Przetwarzanie – w świetle prawa – to każda operacja, jaką się wykonuje na danych osobowych. Czyli, jeśli np.: prześlą nam Państwo e-mail, w którym są Państwa dane i my ten e-mail choćby tylko uporządkujemy, przesuwając do jakiegoś folderu w skrzynce pocztowej, aby było nam łatwiej prowadzić korespondencję, to już mamy do czynienia z przetwarzaniem. Także takie czynności jak porządkowanie, przechowywanie, a nawet zwykłe przeglądanie są przetwarzaniem, w rozumieniu prawa.
Innymi słowy prawie wszystko, co ma związek z Państwa danymi rozporządzenie nazywa przetwarzaniem. Nieco dziwne, ale tak właśnie jest.

W jakim celu przetwarzamy dane osobowe?

Wszystkie dane osobowe, jakie udostępnili Państwo Kancelarii służą przede wszystkim do reprezentowania Państwa interesów. Są one przetwarzane w celu ich prawidłowego wykorzystania w naszych analizach, w opiniach, w wezwaniach, w zawezwaniach do próby ugodowej, w pozwach, w pismach procesowych, w apelacjach, a także w celu założenia i prowadzenia akt Państwa sprawy (papierowych i w formie elektronicznej). Do tego potrzebne nam są Państwa imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, czy dane identyfikujące umowę oraz dane zamieszczone w tej umowie, o ile są danymi osobowymi.

Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli się z Państwem komunikować, zwłaszcza mailowo i telefonicznie. Do tego celu potrzebne nam są oczywiście adres e-mail oraz numer telefonu.

Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli łatwo wyszukiwać Państwa sprawę i abyśmy mogli na bieżąco odnotowywać zdarzenia procesowe i pozaprocesowe oraz odnotowywać własne zadania, jakie mamy do wykonania.

Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli prawidłowo rozliczać się za wykonywane usługi, aby rozliczać się z organami podatkowymi, a także by móc przyjąć i rozpatrzyć jakąś reklamację, jeśliby miała miejsce.

Na jakiej podstawie prawnej Kancelaria przetwarza dane osobowe?

Unijne rozporządzenie wskazuje kilka podstaw, na jakich mamy prawo przetwarzać Państwa dane.
Przetwarzamy Państwa dane dlatego, że przede wszystkim jest to niezbędne do wykonywania zawartej między nami umowy. Mówi o tym Artykuł 6 ust. 1b rozporządzenia unijnego. Mówiąc zwięźle, bez znajomości danych osobowych oczywiście nie moglibyśmy zrealizować umowy, np. wystąpić w Państwa imieniu, czyli jako Państwa pełnomocnik, czy działać przed sądem.

Rozporządzenie mówi przy tym, że zgodne z prawem jest także przetwarzanie, które jest niezbędne w związku z zawarciem umowy lub zamiarem zawarcia umowy (mówi o tym motyw 44 preambuły rozporządzenia unijnego). To zrozumiałe, bo bez Państwa danych osobowych nie byłoby jak zawrzeć umowy o świadczenie pomocy prawnej.

Przetwarzamy Państwa dane także i na tej podstawie, że występują tak zwane prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora. Mówi o tym Artykuł 6 ust. 1f rozporządzenia. Są to przede wszystkim kwestie związane z rozliczeniami, czy płatnościami, jakie mają między nami miejsce.

Przetwarzamy także dane, by móc się wywiązać ze swoich obowiązków wobec różnych organów, a zwłaszcza podatkowych.

Przetwarzamy Państwa dane także i na tej podstawie, że jest to niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów (o czym z kolei mówi Artykuł 6 ust. 1d rozporządzenia unijnego), gdyż naszym zasadniczym zadaniem jest właśnie ochrona Państwa interesów.

Czy podanie nam danych osobowych jest konieczne?

Tak, w tym sensie, że bez posiadania danych osobowych nie moglibyśmy ani zawrzeć umowy o świadczenie usług pomocy prawnej (bo nie byłoby wiadomo, z kim mamy ją zawrzeć) ani też nie moglibyśmy Państwa reprezentować (bo nie moglibyśmy wykazać, w czyim imieniu działamy).
Np.: przepisy kodeksu postępowania cywilnego nakazują nam, by w pozwie podać dokładne dane identyfikujące Państwa osobę, ponieważ musimy dokładnie określić, kto kogo pozywa się lub kto się broni. Pewne informacje musimy też zawrzeć w uzasadnieniu pozwu, czy też w innym dokumencie (np.: opinii prawnej, opinii biegłego, odwołaniu do KIO lub zawezwaniu do próby ugodowej), aby był on skuteczny i aby było wiadomo, czego on dotyczy (np. dane identyfikujące umowę, jej numer, datę zawarcia, numer i datę aneksu itp.).

Z kolei przepisy kodeksu cywilnego (jest to inny kodeks, niż ten, o którym mowa wyżej) powodują, że udzielone nam pełnomocnictwo także musi wskazywać jasno, kto konkretnie nam go udzielił i w  jakiej sprawie. I w tym przypadku bez otrzymania Państwa danych osobowych nie moglibyśmy zostać Państwa pełnomocnikami.

Jakie przysługują Państwu uprawnienia względem danych osobowych?

Mają Państwo wiele praw związanych ze swoimi danymi osobowymi. Mogą Państwo żądać do nich dostępu, ich sprostowania (jeśli są nieprawidłowe albo niekompletne), usunięcia albo ograniczenia przetwarzania, a także prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, czy prawo do ich przenoszenia.

Należy jednak pamiętać, że bez Państwa danych osobowych niemożliwe będzie dalsze świadczenie przez nas usług.

Mają Państwo także prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Państwa danych do tzw. organu nadzoru.

Czy udostępniamy Państwa dane osobowe innym podmiotom?

Tak. Z uwagi na to czym się zajmujemy, Państwa dane są przede wszystkim udostępniane instytucjom publicznym, a więc zamawiającym, KIO, Prezesowi UZP, sądom lub sądom polubownym/arbitrażowym, a czasami komornikom (jeśli bronimy Państwa przed egzekucją), czy organom ścigania (jeśli zawiadamiamy organy ściągania o popełnieniu wykroczeń lub przestępstw na Państwa szkodę), jeśli są zaangażowane w sprawę. W toku sprawy z Państwa danymi może zapoznać się Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (który składa tzw. istotne poglądy w sprawach), Rzecznik Praw Obywatelskich, czy Rzecznik Finansowy, o ile zgodzą się włączyć do danej sprawy.

Państwa dane osobowe zna także pełnomocnik drugiej strony sporu.

Oprócz tego udostępniamy Państwa dane osobowe podmiotom, które wspierają nas w naszej działalności. Jest to przede wszystkim obsługująca nas firma księgowa, która jednak otrzymuje tylko niektóre dane, niezbędne jej do kwestii rozliczeniowych i podatkowych (np. imię i nazwisko, tytuł płatności, kwotę, ale już nie otrzymuje danych o sprawie, adresu e-mail, numeru telefonu itd., które do kwestii rachunkowych są zupełnie zbędne). Udostępniamy Państwa dane naszym adwokatom, radcom prawnym, prawnikom, informatykom i innym specjalistom, którzy biorą udział w procesie zawarcia między nami umowy oraz później w związku z prowadzeniem Państwa sprawy, a bez specjalistycznej wiedzy i umiejętności oraz zaangażowania których, nasza działalność nie byłaby tak skuteczna albo w ogóle nie byłaby możliwa.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas obowiązywania zawartej z nami umowy. Także po tym, jak zakończymy działania sądowe albo pozasądowe przechowujemy Państwa dane, w celach rozliczenia umowy, wykonania obowiązków podatkowych i innych, jakie nakładają na nas obowiązujące przepisy prawa.

Państwa dane usuwamy niezwłocznie po tym, jak przestaną służyć tym celom, ale nie później niż w ciągu 5 lat od zakończenia współpracy i jej rozliczenia.

Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Tak. Kancelaria korzysta w wykonywaniu swoich zadań z usług zewnętrznych, w tym takich, które są oferowane przez podmioty zlokalizowane poza Polską.

Korzystamy z usługi przechowywania danych – tzw. „chmury” – OneDrive dostarczanej przez firmę Microsoft, USA oraz z usług firmy Google LLC, USA.

Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie i czy dokonujemy ich profilowania?

Nie przetwarzamy Państwa danych automatycznie ani też nie prowadzimy jakiegokolwiek ich profilowania.